Trello: Подробный обзор сервиса

Trello обзор Полезные сервисы

Если вы работаете в команде – советуем пользоваться сервисом Trello. Он подойдет и руководителям, и исполнителям. С его помощью первые будут координировать командную работу, отслеживать, на каком этапе находятся задачи и проекты – словом, держать руку на пульсе компании.

Вторые же смогут навести порядок в личных задачах, не срывать дедлайны и структурировать информацию по проектам.

Что такое Trello

Trello – Это сервис для командной работы, который позволяет планировать и публиковать текущие задачи, систематизировать их и следить за исполнением. Основан на японской системе досок канбан – удобного инструмента для организации работы.

главная трелло

Трелло могут использовать как коллективы, так и отдельные люди. Например, у меня в Trello есть личная доска, где я планирую задачи и мероприятия на каждый день месяца. Очень удобный органайзер!

Плюсы Trello

  • сервис бесплатный. За исключением некоторых функций – о них расскажу в конце статьи;
  • удобный интерфейс – разберется даже ребенок. “Трелло” считается одним из самых простых инструментов для командной работы;
  • гибкость, настройка под себя и свою команду. Вариантов создания досок и карточек – множество, выбирай любой и пользуйся;
  • есть приложение для смартфона – можно работать в дороге и в любом месте.

Как работает Trello: краткий курс

В сервисе есть несколько основных функций и компонентов. Разберем каждую.

Доски

Весь сервис состоит из досок. Как правило, одна доска посвящена одному проекту (если в сервисе работает команда) или работе одного отдела, если речь идет о компании.

У меня, например, в числе досок есть та, что посвящена работе над этим блогом. Она так и называется – “Блог Сергея Смирнова”. В этой доске три участника: сам владелец блога Сергей Смирнов, я и Алексей Александров – авторы блога.

Теоретически к работе над проектом можно в любой момент подключить другого человека (если он зарегистрирован в “Трелло”). Для этого достаточно узнать его почту и добавить его к доске – просто кинуть ссылку на нее.

Доски бывают трех типов: публичная (доступна всем), командная (доступна только приглашенным участникам команды) и приватная (доступна исключительно по личному приглашению создателя доски). Если участника удаляют из команды – он более не видит изменений, для него активность в доске остается на тот момент времени, когда он покинул доску. 

Списки

Вот так выглядит наша доска изнутри. Вы видите несколько столбцов – это те самые задачи, которые мы выполняем в процессе работы над блогом.

Каждая команда сама решает, какие списки задач и в каком порядке будут располагаться. В доске нашего блога они упорядочены по порядку работы.

Каждая статья в блоге проходит определенный цикл: сначала ее утверждают, потом авторы берут в работу, затем пишут и отправляют на проверку. Когда Сергей проверит статью, она отправляется в список “готовые статьи”.

так выглядит доска трелло в работе
Вся работа над блогом в одной доске

Смотрите – в первой колонке нет карточек. Это значит, что на данный момент ни одна тема не ожидает согласования – все уже утверждено.

В следующем столбце – карточки со свободными темами. Обратите внимание, в каждой карточке есть иконка участника – человека, который работает со статьей.

Далее видим, что сейчас в работе находятся две статьи – вот эта самая, обзор сервиса “Трелло” (пока она не написана, будет находиться в этом столбце, потом переместится далее) и статья Алексея “10 способов набрать подписчиков на YouTube” (эта статья пока тоже в работе – пишется).

В списке “Статьи на проверке” лежат три статьи. На момент выхода этой статьи они уже наверняка будут опубликованы в блоге.

И наконец, последний список – “Готовые статьи”. В нем лежат все материалы, которые авторы написали для блога.

В любой момент можно добавить еще один список и пригласить туда участников.

Раньше у нас был еще один список – “Статьи на правках”. Предполагалось, что если готовой статье нужны правки, ее будут перемещать туда для дальнейшей доработки. Но нам это, к счастью, не понадобилось – поэтому столбец был удален.

Разумеется, это не единственно возможный порядок списков. Например, для доски работы студии или интернет-агентства списки могут быть такими: список клиентов и услуги для каждого (копирайтинг, дизайн, SMM, разработка и так далее). В каждом списке – конкретные карточки с задачами, которые выполняют отдельные сотрудники.

Карточки

Продолжаем препарировать нашу доску и заходим в карточки. Берем первую попавшуюся – карточка статьи “Как сделать лендинг”. Видим, что к карточке прикреплен участник – ваша покорная слуга. Это значит, что именно мне предстоит писать эту статью.

К одной и той же карточке можно добавлять несколько участников – столько, сколько требует задача, ограничений нет.

В описании указываем, о чем статья (возможны варианты: план, особенности написания и так далее). В комментариях можно общаться с другими участниками карточки или пригласить руководителя и задать ему вопрос.

карточка трелло
Карточка статьи в “Трелло”

С карточкой можно проводить определенные действия. Например, добавить цвета метки – для удобства восприятия.

метки в Trello
Цвета меток

Очень удобная функция – добавление срока выполнения задачи. Особенно в условиях жестких дедлайнов. Так всем участникам карточки становится понятно, когда задача должна быть выполнена.

Когда срок истекает – сервис присылает оповещение. Когда уже истек – метка становится предупреждающе красной.

дедлайн в трелло
Так добавляется срок выполнения задачи

Можно также добавить чек-лист по конкретно взятой статье, обложку и прикрепить вложение – например, вордовский документ, фото или архив с компьютера, облачного диска или из “Трелло”. Ссылки на документы “Гугл докс” отправляются как обычно – в виде ссылки.

Сразу минус: в обычной бесплатной версии документы весом больше 10 мегабайт не прикрепляются. Лайфхак: можно загрузить их на диск и прикрепить ссылку.

Также с карточкой можно выполнять определенные действия: переместить ее в другой список (когда статья написана – из списка “В работе” она отправляется на проверку), копировать, создать шаблон, поделиться или архивировать – удалить.

меню "действие" в трелло
Выбираем действие и выполняем его

Если у другого участника возникнет вопрос по теме карточки, он может написать автору. Делается это так: в комментариях нажимаем на собачку, выбираем адресата сообщения и пишем свой вопрос. Можно также прикреплять вложения, эмодзи и другие карточки “Трелло”.

перенписка участников на доске трелло
Собачкой отмечается участник беседы

Меню

В правой части доски Trello находится меню. С его помощью можно управлять участниками, менять настройки, создавать фильтры карточек, искать карточки по названию, дедлайну и другим параметрам и подключать улучшения.

Чуть ниже показывается активность участников доски: видно, какие действия совершил тот или иной участник. Руководителю это нужно для того, чтобы отследить действия каждого сотрудника.

Активность участников доски

Если доска, список или карточка больше не нужна – их можно архивировать. Но бесследно они не исчезнут – будут храниться в архиве (этот пункт можно найти в меню). В любой момент их можно вернуть обратно – разархивировать – или удалить уже окончательно (как из корзины на рабочем столе компьютера).

Профиль

В профиле указываются контактные данные участника, фото, список всех действий и карточек, которые в работе. В настройках можно подогнать профиль под себя. Функция Trello Gold – это платная версия, которая дает больше функционала (об этом чуть позже).

Советуем прокачать свой профиль: загрузить аватарку, поставить имя и фамилию, а не набор цифр.

профиль пользователя в trello
Мой профиль в “Трелло” (не полностью прокачанный пока)

Как пользоваться Trello: разбираем на примере

Допустим, нам надо создать доску по проекту и наполнить ее задачами. Пусть это будет условный проект “Комплексное продвижение салона красоты”.

Шаг 1. Регистрация

Зарегистрироваться в “Трелло” очень просто – достаточно ввести адрес почты или войти через “Гугл”-аккаунт.

регистрация в Trello
Регистрация в “Трелло”

Шаг 2. Создание доски

Заходим на главную, нажимаем “Вход в Trello“, нажимаем “Создать доску”. Даем ей название – “Комплексное продвижение салона красоты”. Фон не самый радостный – можно поменять его в меню.

как создать новую доску в трелло
Вот что получилось

Вверху – иконка создателя доски, то есть моя. Нажимаем на “Пригласить” и зовем людей, с которыми будете работать по этому проекту.

Далее начинаем заполнять доску. Создаем несколько столбцов. Поскольку у нас комплексное продвижение проекта, пусть это будут столбцы, посвященные конкретным работам: разработка сайта, написание статей, работы по SMM, создание мобильного приложения. Все столбцы (как и карточки) можно менять местами, просто перетаскивая их с одного места на другое.

наполняем доску трелло карточками
Каждый столбец – отдельный фронт работ

Шаг 3. Создание карточек

Начинаем заполнять каждый столбец. Например, в разделе “Создание контента для блога” пишем темы статей.

заполнение карточек информацией
Темы статей для блога

Затем назначаем ответственных, указываем сроки выполнения и можно приступать к работе!

Дополнительные возможности Trello

В меню можно подключить улучшения. Сервис сам подскажет рекомендуемые улучшения, основные и другие, не столь актуальные, но тоже полезные. Вы можете добавить их себе.

улучшения в трелло
Открываем каталог улучшений Trello

Например, в основных улучшениях вам предложат интегрировать “Трелло” со сторонними плагинами, добавить календарь, карты и другие функции. Рассмотрим некоторые из них.

Calendar – карточки показываются не списком, а в виде календаря. Можно поставить режимы “неделя” или “месяц”. А еще можно синхронизировать задачи с Google Календарь.

Card Aging, или “старение” карточек. Те карточки, которые давно не обновлялись, исчезают с доски или меняют цвет.

Card Repeater – улучшение, которое создает копии карточек. Полезно для участников, работающих над одинаковыми задачами.

Card Snooze – после установки улучшения в карточке появляется функция “Отложить”. Выбираете в меню время, когда вы хотите вернуться к задаче карточки, и последняя переносится в архив. По истечении указанного времени карточка вновь появляется на доске.

Countdown – показывает время до истечения срока задачи в режиме обратного отсчета.

Также в разделе “Улучшения” можно интегрировать “Трелло” с различными сервисами: Zapier, GitHub, Slack, Giphy, Google Drive, Evernote, Figma. И с инструментами автоматизации: Butler, Board Sync by Unito, Epic Cards и прочими.

Внимание – если у вас в “Трелло” несколько досок, подключать улучшения нужно к каждой отдельно. Если у вас бесплатная версия – улучшения имеют лимит: по одному на одну доску, не больше. Если вы установили версию Gold – тогда число улучшений увеличивается до трех.

Платная версия Trello

Считается, что “Трелло” – программа бесплатная. Так и есть, если пользоваться ее стандартной версией (мы в команде пользуемся – ничего, хватает). Однако с 1 мая 2019 года сервис ввел ограничения: одна команда может создавать не более 10 досок.

Хотите больше – пожалуйста, покупайте улучшенную версию сервиса – Trello Gold.

Цена услуги для одного участника – 5$ в месяц. В комплект входят все стандартные возможности Trello плюс дополнительные функции. Это возможность добавить три улучшения на каждую доску, премиум-стикеры, дополнительные фоны для досок, снятие ограничения на размер загружаемых файлов (не 10 мБ, а все 250), сохранение часто используемых в работе запросов, подключение к платным интеграциям и другие.

Есть и хорошая новость: если вы приведете сервису новых пользователей, платная версия предоставляется вам в подарок.

партнерская программа от трелло
Условия партнерки “Трелло”

Лайфхаки работы с Trello

Есть несколько хитростей, которые облегчают даже такую простую и удобную работу, как с этим сервисом:

  • использование горячих клавиш Trello;
  • использование системы меток. В одной доске по проектной работе мы использовали желтый цвет для статей на согласовании, зеленый – на вычитке, красный – на правках. Совсем скоро определенный цвет запомнился каждому участнику и ассоциировался у него именно с конкретным списком;
  • если вы руководитель – добавляйте себя к каждой карточке участником, чтобы контролировать процесс;
  • если скачать и установить приложение для смартфона или расширение для браузера – работать будет еще удобнее;
  • есть партнерская программа.

Ну что, вы еще не зарегистрировались в Trello? Попробуйте и оцените – точно не пожалеете? Если вы уже пользуетесь этим сервисом, поделитесь впечатлениями в комментариях!

Виктория Кучинова
Оцените автора
( 3 оценки, среднее 3 из 5 )
Добавить комментарий

  1. Ира Моторина

    Спасибо за обзор Трелло, стало понятнее, как с ним работать – своего клиента “заставлю” теперь по карточкам раскидывать статьи)

    Ответить
    1. Сергей Смирнов

      Ирина, доброго времени суток! И Вам большая благодарность за обратную связь!

      Ответить
  2. Ольга

    Есть информация как обстоят дела в бесплатной версии с безопасностью данных, которые команда вносит? ❗

    Ответить
  3. Светлана

    Спасибо автору!
    Теперь понятно, как в Трелло всё устроено.

    Ответить
    1. Сергей Смирнов

      Спасибо за обратную связь!

      Ответить